Nous verrons ici comment appliquer la méthode 5S, une méthode qui permet d'améliorer en continue la réalisation des tâches dans une entreprise. L'histoire de cette méthode, centrale dans le Lean Manufacuring puis le Lean Management, commence dans les années 50 avec Toyota (Japon) : le fils Toyota part en effet aux États-Unis, afin d'y étudier les concurrents du secteur automobile, Ford entre autres. Il décèle de nombreux gaspillages sur la chaîne de montage et élabore le Toyota Production System, fondé autour de 5 principes : les 5 S. Le succès Toyota a focalisé l'attention de l'industrie automobile sur cette méthode de management, qui s'est depuis élargie aux autres secteurs économiques, notamment grâce à General Electric.
Seiri. L'équipe de professionnels ou l'entreprise qui veut mettre en place la méthode 5S doit commencer par Supprimer : éliminer l'inutile et le superflu de son lieu de travail (usine, bureau, atelier).
Exemple : le matériel qui n'a pas servi pendant un an est recyclé ou jeté, celui qui sert moins d'une fois par mois est rangé à l'écart, ce qui sert moins d'une fois par semaine doit se trouver à proximité, ce qui sert moins d'une fois par jour sur le poste de travail et ce qui sert vraiment doit se trouver sur l'opérateur directement.
Seiton. Lié au premier principe, le Seiton consiste à Situer : ranger le matériel dont on a besoin; chaque outil doit avoir une place bien visible et y rester. On aménage l'espace de sorte que l'employé perde le moins de temps et d'énergie possible.
C'est à l'équipe que revient cette tâche : elle doit définir ses propres critères de rangement et les améliorer en continu, en fonction des suggestions de chacun.
Seiso. Une fois l'inutile éliminé et l'espace rangé, il convient de nettoyer : sans ménage régulier, les machines des usines génèrent des anomalies et peuvent tomber en panne. Il en va aussi de la santé des opérateurs.
De même, dans un bureau, il faut éviter la "pollution visuelle" et rechercher les freins à la réalisation des tâches quotidiennes.
Image : couverture d'un ouvrage de référence sur le Lean Manufacturing et Lean Management. À lire si vous voulez vous spécialiser en la matière.
Seiketsu. Pour que les principes précédents fonctionnent à l'échelle d'une entreprise, il faut standardiser leur mise en oeuvre; c'est-à-dire que chacun doit savoir comment les mettre en place. L'idéal serait de faire participer chacun pour définir ces standards (exemple : étiquettes bleues pour les dossiers à traiter dans le mois, oranges pour les priorités et rouges pour les urgences).
Les standards ne sont cependant pas gravés dans le marbre et doivent être améliorés : il faut donc que les équipes soient sensibilisés à la conduite de changement, en s'impliquant dans l'amélioration continue de leur quotidien (empowerment, la responsabilisation des employés).
Shitsuke. Ce principe consiste à suivre la mise en oeuvre des 5 s précédents. On charge généralement un capitaine de veiller à la bonne marche de la méthode, qui n'est utile que si elle est constamment appliquée.
Pour savoir si la méthode 5S est bien adaptée à votre entreprise, il vous suffit d'observer la courbe de productivité et de recueillir les commentaires de tout à chacun (certains se plaindront, mais la majorité doit être satisfaite, sinon c'est que la méthode n'est pas au point).
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- En français, on pourra utiliser le moyen mnémotechnique ORDRE pour se rappeler du principe caché derrière chaque S : Ordonner, Ranger, Dépoussiérer ou Découvrir les problèmes, Rendre évident et Être rigoureux. On parlera aussi d'amélioration continue de l'efficacité en entreprise.
- Les 5S s'appliquent aussi à chaque processus, soit une succession d'étapes par lequel passe l'employé pour réaliser une opération. L'employé a un point de vue privilégié pour détecter les freins et trouver des solutions pour rendre ce processus de travail plus fluide.