Bien archiver ses documents peut vous permettre d'éviter de perdre des documents. Après avoir organisé vos documents, vous pouvez réduire le nombre de documents contenus par vos dossiers et mettre sur votre bureau les documents les plus importants à vos yeux.
- Des dossiers ouverts
- Des chemises à dossier
- Des étiquettes
Organisez vos différents documents en les classant en groupe, et cela pour mieux gérer les différents types de fichier. Décider de quels documents doivent être classés dans chaque catégorie. Créez des sections pour chaque catégorie, car les catégories vous aideront à gérer et à organiser vos documents.
Créez des sous-catégories pour chaque catégorie. Vous aurez peut-être des difficultés à organiser vos documents en catégories et en sous catégories, une fois que tout sera fait, ça plus facile. Ces documents peuvent être utiles et peuvent également simplifier votre organisation en modifiant vos dossiers en catégorie et en sous-catégories, par sous-catégorie différents selon les lieux, les dates et les noms.
Vous pouvez créer un code couleur pour les dossiers dans lesquels se trouvent des documents importants pour bien les rangés sans les mélanger. Les couleurs importantes vous aideront à trouver n'importe quel document à tout moment, et sans avoir ouvrir chaque dossier si vous avez besoin de localiser un document particulier.
Utilisez trois à cinq couleurs. Utilisez une couleur particulière pour chaque catégorie. Vous pouvez utiliser la couleur bleue pour les fichiers concernant votre domicile, le rouge pour les fichiers médicaux, le vert pour les dossiers financiers et l'orange pour les fichiers personnels. En utilisant les couleurs, vous pouvez différentier les différentes catégories.
Utilisez des étiquettes colorées pour les dossiers ouverts et des étiquettes blanches pour l'étiquetage, car on lit facilement sur le blanc. Placez chaque étiquette sur un onglet du dossier selon les catégories que vous avez créées dans l'ordre alphabétique ou numérique.
- Comment s'organiser dans son travail
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- Vous pouvez mettre une étiquette dans votre dossier de manière numérique, mais évitez de ranger vos document par ordre numérique. Vous préférerez peut-être ranger vos documents par ordre alphabétique en leur donnant les noms suivants par exemple : médical, dépenses quotidiennes et personnel.
- En utilisant une couleur spécifique comme le rouge pour les dossiers médicaux, on peut souligner l'importance du fichier qui sera alors plus facilement accessible si vous vous trouvez confronté à une situation d'urgence.