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Comment faire une fiche de paie

Par Valérie . Actualisé: 16 janvier 2017
Comment faire une fiche de paie
Image: fr.marcschillaci.com

Quand on est à la tête d'une petite entreprise dont l'effectif du personnel n'est pas important, il est plus bénéfique de s'occuper soi-même de la gestion du personnel que d'engager un responsable ressources humaines. Dans tel cas, l'élaboration d'une fiche de paie fera partie des attributions de l'employeur. Cependant, ce ne sont pas tous les employeurs qui savent créer une fiche de paie. Pour remédier à cela, Toutcomment.com vous apprend comment faire une fiche de paie.

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Le caractère obligatoire de la fiche de paie

Tout d'abord, il faut savoir que le code du travail oblige l'employeur à remettre à chaque salarié une fiche de paie lors des paiements de salaire. Ce document est délivré soit en mains propres, soit par courrier, soit par voie électronique si le salarié donne son accord. Dans ce dernier cas, il faut s'assurer que les données sont bien sécurisées. L'employeur est également tenu de conserver le double du bulletin de paie pendant une durée de cinq ans.

Les mentions obligatoires

Il n'y a pas de forme stricte à suivre pour établir une fiche de paie. Toutefois, en étant un document régi par la loi du travail, une fiche de paie doit être claire et précise.

D'une part, elle doit mentionner les informations qui concernent l'employeur:

  • le nom et l'adresse de l'entreprise
  • son numéro d'identification
  • le code d'identification de son activité
  • le nom de l'organisation qui reçoit ses cotisations sociales

De l'autre part, les renseignements se rapportant à l'employé sont aussi à indiquer dans le bulletin de paie:

  • le nom et l'adresse
  • le poste occupé et la position
  • le numéro de sécurité sociale

Ceci fait, il faut mentionner le salaire brut en faisant la somme entre le salaire de base, les heures supplémentaires, les primes et les congés payés. Ces éléments doivent être présents dans la fiche de paie. Les informations relatives aux cotisations patronales et salariales sont aussi requises.

Vous obtiendrez ensuite le salaire net en additionnant le salaire brut avec les sommes non soumises aux cotisations (les indemnités de déplacement, de logement, le remboursement des frais de communication, etc) puis en enlevant de cette somme les cotisations sociales et fiscales.

Il est également à mentionner dans le bulletin de paie l'obligation de l'employeur à le conserver pendant une certaine durée ainsi que la date de paiement du salaire.

Les mentions interdites

Certaines mentions ne doivent pas être incluses dans la fiche de paie. Il s'agit des commentaires se rapportant au droit de grève et aux activités syndicales. En effet, les heures passées dans une grève sont qualifiées d'absences non rémunérées.

L'utilisation de logiciel

Grâce à la technologie, vous pouvez créer une fiche de paie avec des logiciels prêts à l'emploi. Cela vous permettra de gagner du temps et de faire vos calculs sans faute. Un large choix de logiciel est disponible sur le marché. Il vous appartient de choisir celui qui convient à votre organisation.

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